La trampa del % de dedicación

Una práctica habitual para cuantificar el esfuerzo de las personas que forman el equipo de un proyecto es utilizar porcentajes de dedicación temporal, es decir del tiempo laboral disponible, cuánto, en porcentaje, se dedica la persona en cuestión al proyecto. Particularmente se utiliza bastante en las propuestas para vender servicios de consultoría.

El uso de esta práctica es muy cómodo para apreciar la magnitud de ese esfuerzo pero tiene varios riesgos, por llamarlos de forma suave, que hay que conocer:

  • Utilizar medias de punto gordo: Los proyectos tienen fases donde la dedicación requerida puede variar mucho de una fase a otra. Un 40% de dedicación media en un proyecto puede ser el 100% en una parte determinada del proyecto y del 20% en otra. Conviene siempre romper la dedicación porcentual en tramos/fases donde haya una mínima variación. No hacerlo te puede llevar,  siguiendo el ejemplo anterior, a que reserves el 40% de tu tiempo para un proyecto y luego te encuentres que requiere que te dediques el 100% en un momento dado. Vaya desastre, ¿no?
  • Utilizar medias de punto fino: ¿Qué sentido tiene estar al 5% en un proyecto? Aunque tu participación en el proyecto se limitara a asistir a una reunión de 1 hora a la semana, el tiempo de preparación de antes y de acciones de después ya te hace superar ese 5%… ¡ah! ¿que no te preparas las reuniones y luego no haces nada? Pues entonces puede ser. En mi opinión no se debería utilizar nunca una dedicación menor del 10% (medio día por semana). No es realista y lleva a aberraciones.
  • Superar el 100%: Esta es la bestia negra del consultor que está en más de un proyecto.  En un proyecto está al 60% y en otro al 50%.  A veces no es un error de planificación (por medias de punto gordo por ejemplo) ni de voluntarismo, sino de que un proyecto se retrasa y donde antes un valle compensaba a un pico, ahora te encuentras dos picos. Despeñamiento fijo.
  • No especificar cuándo es la dedicación: Si dividimos la semana en trocitos de 10% de dedicación (una mañana o una tarde), es evidente que no es lo mismo el viernes por la tarde que el martes por la mañana, o incluso una mañana (donde estarás más fresco) o una tarde (menos fresco pero que puedes alargar en caso de necesidad). Es un detalle pero puede ser importante en algún caso.

¿Qué otros riesgos creéis que hay que evitar?

 

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Sobredimensionamiento

Me encuentro a menudo en mis proyectos de selección de aplicaciones de gestión que el cliente pide «más de lo que necesita»: Por si acaso lo uso algún día, por si acaso alguien me lo pide, mejor tenerlo no vaya a ser que me haga falta, porque lo tiene mi competencia, porque lo he leído en un artículo de no sé qué revista de management, en el Master lo mencionaron, … es igual, el caso es que aunque no les haga falta realmente, lo quieren.

Y claro, eso no es gratis:

  • Obviamente se traduce en mayor esfuerzo y coste del proyecto de implantación (horas de servicios y licencias).
  • Posiblemente lleve a mayores requerimientos de infraestructura.
  • Complicará el uso de la aplicación previsiblemente: más puntos de menú, requerimientos de datos que luego no se usan, etc.
  • En algún caso lleva a ese monumento a la estupidez humana que es el Shelfware, ese software que no se usa, puesto en una estantería y metido en una caja acumulando polvo, y lo que es peor, por el que se pagó licencias y se paga mantenimiento.
  • Complica el mantenimiento de la aplicación.

Es por eso que últimamente intento que mis clientes adopten una visión Lean de sus requerimientos y que huyamos del Waste-Muda que supone implementar algo que no necesitas. No creáis que es fácil.

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