Una práctica habitual para cuantificar el esfuerzo de las personas que forman el equipo de un proyecto es utilizar porcentajes de dedicación temporal, es decir del tiempo laboral disponible, cuánto, en porcentaje, se dedica la persona en cuestión al proyecto. Particularmente se utiliza bastante en las propuestas para vender servicios de consultoría.
El uso de esta práctica es muy cómodo para apreciar la magnitud de ese esfuerzo pero tiene varios riesgos, por llamarlos de forma suave, que hay que conocer:
- Utilizar medias de punto gordo: Los proyectos tienen fases donde la dedicación requerida puede variar mucho de una fase a otra. Un 40% de dedicación media en un proyecto puede ser el 100% en una parte determinada del proyecto y del 20% en otra. Conviene siempre romper la dedicación porcentual en tramos/fases donde haya una mínima variación. No hacerlo te puede llevar, siguiendo el ejemplo anterior, a que reserves el 40% de tu tiempo para un proyecto y luego te encuentres que requiere que te dediques el 100% en un momento dado. Vaya desastre, ¿no?
- Utilizar medias de punto fino: ¿Qué sentido tiene estar al 5% en un proyecto? Aunque tu participación en el proyecto se limitara a asistir a una reunión de 1 hora a la semana, el tiempo de preparación de antes y de acciones de después ya te hace superar ese 5%… ¡ah! ¿que no te preparas las reuniones y luego no haces nada? Pues entonces puede ser. En mi opinión no se debería utilizar nunca una dedicación menor del 10% (medio día por semana). No es realista y lleva a aberraciones.
- Superar el 100%: Esta es la bestia negra del consultor que está en más de un proyecto. En un proyecto está al 60% y en otro al 50%. A veces no es un error de planificación (por medias de punto gordo por ejemplo) ni de voluntarismo, sino de que un proyecto se retrasa y donde antes un valle compensaba a un pico, ahora te encuentras dos picos. Despeñamiento fijo.
- No especificar cuándo es la dedicación: Si dividimos la semana en trocitos de 10% de dedicación (una mañana o una tarde), es evidente que no es lo mismo el viernes por la tarde que el martes por la mañana, o incluso una mañana (donde estarás más fresco) o una tarde (menos fresco pero que puedes alargar en caso de necesidad). Es un detalle pero puede ser importante en algún caso.
¿Qué otros riesgos creéis que hay que evitar?
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