Eres el CEO (o el CIO, el CFO, da igual) de una compañía que ha crecido mucho, y notas que hay cosas que ya no funcionan como antes: pedidos que pierdes o se sirven mal, cargas administrativas que retardan decisiones y acciones, clientes que se quejan, equipo desbordado de trabajo, horas extras, … !los procesos de tu empresa no escalan!

Después de analizar sesudamente la situación, leer blogs como este, hablar con colegas… llegas a una brillante conclusion: ¡necesito in ERP!

Te convences de que un sistema de gestión adecuado mecanizará tus procesos manuales, conducirá las tareas de tus equipos, te dará información a tiempo, guiará tus decisiones, te traerá un café cada día cuando llegues a la oficina,… bueno eso no.

Investigas sobre tendencias, te pones a buscar, incluso ya empiezas a pensar en el ERP como un servicio, ves que lo puedes implantar de forma ágil, inicias el proceso de selección…

Pero mejor que no vayas tan rápido. Antes de embarcarte en un proyecto de implantación de un ERP deberías reflexionar sobre los siguientes puntos, al menos:

• ¿Cómo son tus cadenas de decisión? Es posible que con el nuevo sistema alguna no tenga sentido y reproducirlas en el nuevo sistema no sea práctico o te sobren niveles. ¿Estás preparado para reorganizarlas? ¿Para eliminarlas incluso?

• ¿Cómo te relacionas con clientes y proveedores?  ¿Qué información intercambias, con qué periodicidad, en qué formato? ¿Esos intercambios de información serán necesarios? ¿Serán suficientes?

• ¿Qué «papel» estás produciendo/utilizando/recibiendo? Suele dar buenas pistas de por donde empezar a mejorar.

• ¿Gestionas transacciones por «lotes» o «una a una»? ¿Secuenciales o en paralelo? ¿Trabajas con transacciones estándares, con poca variabilidad? ¿Bajo pedido?  ¿Sobre inventario – podrías cambiar eso si fueses más rápido fabricando? ¿o no valdría la pena?… en definitiva ¿realmente conoces cómo funcionan los procesos y transacciones de tu organización?

• ¿Cómo es tu equipo? ¿Está listo para un cambio ahora? ¿Es el equipo que necesitas?

• ¿Qué procesos son críticos? ¿Cuáles se pueden quedar parados una hora como máximo? ¿Cuántos un día? ¿Y una semana?

• ¿Qué información confidencial/sensible se gestiona?  ¿Podrás «meterla» en un ordenador?

• ¿A quién de tu organización le va a impactar más el cambio? ¿Podrá asumirlo? ¿Podrá sacar su día a día y además involucrarse en la implantación del nuevo sistema? Si no es así piénsatelo otra vez.

• ¿Conoces los tiempos de tu negocio? ¿Qué tiempo transcurre entre que inicias una acción comercial y recibes el primer pedido?

• ¿Cuánto tiempo tienes para que el ERP esté operativo? ¿Sabías que sobre la mitad de implantaciones de ERPs acaban más tarde de lo planificado y gastando  más de lo presupuestado si se plantean «a lo grande»? ¿Podrías implantarlo de manera gradual, empezando con lo básico o lo necesitas todo el primer día?

• ¿Con un ERP tendrás suficiente? ¿O incluso, es el ERP lo más importante o quizá necesites otro tipo de sistema antes, un CRM por ejemplo?

Son sólo unas preguntas y no están todas, pero si te las haces a tiempo te pueden ayudar a que tu proyecto de implantación pueda empezar ya con buen pie.

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