Proyectizar la empresa

En un proyecto, hablando en términos generales, hay que obtener unos resultados/objetivos en un tiempo determinado y con un equipo y recursos dados, balanceando estos tres términos y gestionando los potenciales riesgos que te puedan romper ese equilibrio. Ya sé que esta definición puede parecer tosca y que no recoge los infinitos matices que se pueden tener en cuenta al hablar de proyectos, pero para el propósito de este artículo creo que basta.

Y es que creo que la situación y la gestión de las empresas sería mejor si se incorporara a esa gestión, a todos sus niveles, una visión de Proyecto – que la empresa se proyectizase, perdón por el palabro, considerando estos conceptos de tiempo/resultados/equipo/recursos/riesgos en nuestro quehacer diario.

No se trata de que nos gobierne un diagrama de Gantt o una matriz de riesgos, sino de que cada uno de nosotros actuemos, en nuestro día a día,  teniendo en cuenta el valor del tiempo, los objetivos y resultados a obtener, los medios con los que contamos y su coste, las consecuencias de no hacer bien nuestro trabajo, las alternativas a situaciones dadas o no dadas (o precisamente por eso), la anticipación a problemas, …

Y no hacen falta grandes acciones, pequeños gestos son suficientes, como no llegar tarde a las reuniones, entregar a tiempo aquello a lo que nos hemos comprometido (y avisar con tiempo de ello si no lo conseguimos), mejorar el uso del correo electrónico (no pongas en copia a todo el mundo si no es necesario, y menos aún no respondas a todos para contestar a uno sólo), preparar las reuniones y  limitar (time-boxing) el tiempo dedicado a ellas, …

Y si me tuviera que quedar con un único punto, me quedaría con el de valorar el tiempo (sobre todo el de los demás).

¿Y tú, propones otros pequeños gestos, te quedas con otro de los puntos?

 

Imagen: Dilbert

Bonus: Time Management en Dilbert

 

4 thoughts on “Proyectizar la empresa

  1. Definitivamente el tiempo por aquello de que es oro (que se queda corto!!!!) Desde proyectos de millones de euros donde el Gantt se hace para quedar bien antes de empezar y una vez concluido, hasta departamentos de desarrollo de software incapaces de darte una fecha prevista. El tiempo apenas se gestiona a lo macro, así que lo micro ni te cuento (reuniones, puntualidad, conversaciones de pasillo, etc.).
    Además e tus propuestas, que comparto, añadiría el teletrabajo como opción por defecto. Esas horas en caravana, buscando aparcamiento o en transporte público…Puro tiempo y CO2!!! E indirectamente puede ayudar con las reuniones infinitas (todavía no estamos tan cómodos en web conference 😉

  2. Hola José María, me alegra verte por los comentarios.
    Añadido el teletrabajo.
    Lo de las reuniones es que me mata. Es increíble la cantidad de tiempo y esfuerzos que se pierden. En mis proyectos estoy intentando implantar las reuniones de menos de una hora y la verdad es que cuesta, no por la preparación que requiere (preparar agendas, planificar asistentes, etc) sino por la mentalidad de salirse del tema continuamente, tienes que estar cortando a la gente para ir centrando.
    En fin, seguimos.

    Un saludo

  3. Hola Luis.

    Los conceptos de metodologías ágiles podrán ayudarte a encontrar más aspectos que podrían ayudar a «proyectizar la empresa». Por ejemplo:

    – Reducción de basura: aquellos requerimientos que se piden, se analizan de manera tal de eliminar aspectos que no aportan valor al negocio, y/o incluso atender versiones ‘light’ del requerimiento y en iteraciones posteriores completar lo que falta… eso incluso podría llevar a que con el tiempo la versión ‘light’ es más que suficiente.
    – Uso de tableros Kanban: tableros con calles de estado de tareas: por iniciar, en curso, validando, terminado, etc, o las que uno necesite. Usar conceptos simples. Anotar las tareas y sus ejecutores en post-its que se van moviendo de un estado a otro. La visualización del estado de las tareas mejora la comunicación a los stackeholders y de alguna manera indirecta pone ‘presión’ al ejecutor.
    – Stand up meetings: concepto en el que todos los días, al iniciar, se hace una reunión corta de 15 mins máximo para revisar que tarea se completó y se cambia de estado, cuales no y por qué, que dificultades tuvo, como se resolverán; y cuáles se harán en el día de hoy. El concepto ‘stand up’ es precisamente que los participantes estén de pie, lo que los incentiva a no alargar la reunión.
    – Involucrar al cliente o usuarios claves: que conozcan el tablero kanban, que participen de los stand ups meetings. Así, las reuniones tradicionales serán menos, más cortas, y dirigidas a quienes no participan de los stand up meetings.

    Son algunas ideas, tomadas de las metodologías ágiles de desarrollo de software. Ahora bien, si se quieren implementar, hay un cambio de paradigma enorme, incluso a las áreas que no son de TI, o sea, a toda la empresa, y requeriría de varios artículos adicionales.

    Un abrazo desde Chile.

  4. Ciertamente Miguel. Coincido contigo que los enfoques ágiles, o «lean» en un concepto más amplio, serían de gran ayuda.
    Tengo algunos posts y presentaciones al respecto en mi principal área de actividad profesional, los sistemas de gestión. Mira la etiqueta «agil» del blog: http://www.blog.nodotic.com/?tag=agil

    Gracias por tu aporte.
    Un saludo

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