Puede parecer un tema offtopic al blog pero en el fondo todos los que nos dedicamos a la consultoría y a la puesta en marcha de tecnologías nos debería preocupar de alguna u otra forma la gestión de nuestro tiempo en los proyectos o al menos el de nuestros clientes.

Sobre metodologías y técnicas de productividad y gestión del tiempo hay mucho escrito aunque hay tres de ellas que son actualmente las más populares:  Get Things Done, AutoFocus y Pommodoro.

En la red hay mucho material y bueno (mis referencias son: ThinkWasabi, El Gachupas y Optimainfinita, si te interesa el tema ahí tienes lectura para rato), por lo que no me entretendré en explicarlas.

No hace falta, en mi opinión, aplicar esas técnicas a rajatabla para conseguir mejorar la gestión de tu tiempo, productividad y reducir tu estrés. Creo que basta con aplicar algunos de sus principios.

Yo en mi día a día, concretamente, intento tener presente siempre lo siguiente:

• Captura ágil. Debe ser muy fácil anotar información relacionada con las tareas que tengas que hacer. Muchos utilizan un simple bloc de notas. Yo soy fan de Astrid un programa que utilizo en mi móvil Android combinado con la aplicación RTM para tenerlo todo sincronizado con mi portátil y disponible en la nube.

• Separar captura de evaluación de tareas. Muy relacionado con el punto anterior. Es mejor que no te pares demasiado en evaluar (calibrar, estimar, priorizar, recoger información asociada, etc.) las tareas cuando surgen. Como mucho una rápida evaluación de si es crítico y/o lleva poco tiempo hacerlo (luego me extiendo en esto del poco tiempo). En otro momento, a ser posible planificado de forma periódica, ya podrás hacer esa evaluación/catalogación con una visión más amplia.

• Time boxing y mono-tarea. El tiempo dedicado a realizar una tarea debe estar acotado y dedicado en exclusiva a ella, eliminando fuentes de interrupción (esto, ya lo sé, se dice más fácil de lo que se hace). Otra vez insisto en que hay que evitar el efecto de la ley de Parkinson – El tiempo dedicado a una tarea tiende siempre al tiempo máximo disponible para hacerla.

• Lo que puedas hacer rápido hazlo ya. Este es uno de mis favoritos y de los que probablemente me ha hecho reducir más mi estrés. En cuanto te enteres de que tienes que hacer algo, si lo puedes hacer en menos de un minuto, ¡hazlo! – el efecto de tener miles de pequeñas cosas pendientes de ser hechas es devastador para mi moral.

• La prioridad es un concepto relativo. Simplemente porque  la mayoría de las veces depende de terceros y varía con el tiempo. ¿Cuántas veces algo ha dejado de ser prioritario porque ha entrado otra cosa megaprioritaria, y después otra supermegaprioritaria, … Creo que es muy sano para tu salud mental tener un punto de escepticismo ante lo urgente y lo importante.

• La disposición y circunstancia  personal y/o del momento es importante. La energía, ganas, motivación para hacer determinada tarea debe considerarse a la hora de decidir hacerla. En el ejemplo más claro que se me ocurre, si estás cansado intenta hacer las tareas más rutinarias y que exigen menos atención. Otro ejemplo, si estás esperando una llamada que no puedes no responder, no hagas algo que exija concentración máxima o que cueste mucho arrancar (porque lo tendrás que hacer dos veces)

• Listas, listas, listas, … gestionar tareas y recordatorios con listas. En mi caso, además de mi lista general de tareas, hago una diaria, con dos columnas  a la izquierda las de trabajo y a la derecha las personales, donde a mano (no sé porqué pero es importante hacerla a mano) planifico de forma sencilla los objetivos del día. Esta lista la hago mientras se enciende mi PC por la mañana – claro que uso Windows y me da más tiempo 🙂

Y tú, hipotético lector, ¿compartirías tus trucos con el resto?