Antes de implantar un ERP…

Eres el CEO (o el CIO, el CFO, da igual) de una compañía que ha crecido mucho, y notas que hay cosas que ya no funcionan como antes: pedidos que pierdes o se sirven mal, cargas administrativas que retardan decisiones y acciones, clientes que se quejan, equipo desbordado de trabajo, horas extras, … !los procesos de tu empresa no escalan!

Después de analizar sesudamente la situación, leer blogs como este, hablar con colegas… llegas a una brillante conclusion: ¡necesito in ERP!

Te convences de que un sistema de gestión adecuado mecanizará tus procesos manuales, conducirá las tareas de tus equipos, te dará información a tiempo, guiará tus decisiones, te traerá un café cada día cuando llegues a la oficina,… bueno eso no.

Investigas sobre tendencias, te pones a buscar, incluso ya empiezas a pensar en el ERP como un servicio, ves que lo puedes implantar de forma ágil, inicias el proceso de selección

Pero mejor que no vayas tan rápido. Antes de embarcarte en un proyecto de implantación de un ERP deberías reflexionar sobre los siguientes puntos, al menos:

  • ¿Cómo son tus cadenas de decisión? Es posible que con el nuevo sistema alguna no tenga sentido y reproducirlas en el nuevo sistema no sea práctico o te sobren niveles. ¿Estás preparado para reorganizarlas? ¿Para eliminarlas incluso?
  • ¿Cómo te relacionas con clientes y proveedores?  ¿Qué información intercambias, con qué periodicidad, en qué formato? ¿Esos intercambios de información serán necesarios? ¿Serán suficientes?
  • ¿Qué “papel” estás produciendo/utilizando/recibiendo? Suele dar buenas pistas de por donde empezar a mejorar.
  • ¿Gestionas transacciones por “lotes” o “una a una”? ¿Secuenciales o en paralelo? ¿Trabajas con transacciones estándares, con poca variabilidad? ¿Bajo pedido?  ¿Sobre inventario – podrías cambiar eso si fueses más rápido fabricando? ¿o no valdría la pena?… en definitiva ¿realmente conoces cómo funcionan los procesos y transacciones de tu organización?
  • ¿Cómo es tu equipo? ¿Está listo para un cambio ahora? ¿Es el equipo que necesitas?
  • ¿Qué procesos son críticos? ¿Cuáles se pueden quedar parados una hora como máximo? ¿Cuántos un día? ¿Y una semana?
  • ¿Qué información confidencial/sensible se gestiona?  ¿Podrás “meterla” en un ordenador?
  • ¿A quién de tu organización le va a impactar más el cambio? ¿Podrá asumirlo? ¿Podrá sacar su día a día y además involucrarse en la implantación del nuevo sistema? Si no es así piénsatelo otra vez.
  • ¿Conoces los tiempos de tu negocio? ¿Qué tiempo transcurre entre que inicias una acción comercial y recibes el primer pedido?
  • ¿Cuánto tiempo tienes para que el ERP esté operativo? ¿Sabías que sobre la mitad de implantaciones de ERPs acaban más tarde de lo planificado y gastando  más de lo presupuestado si se plantean “a lo grande”? ¿Podrías implantarlo de manera gradual, empezando con lo básico o lo necesitas todo el primer día?
  • ¿Con un ERP tendrás suficiente? ¿O incluso, es el ERP lo más importante o quizá necesites otro tipo de sistema antes, un CRM por ejemplo?

 

Son sólo unas preguntas y no están todas, pero si te las haces a tiempo te pueden ayudar a que tu proyecto de implantación pueda empezar ya con buen pie.

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A medida o estándar

El debate entre si es mejor escoger un software de gestión a medida o uno estándar, parece ganado hace ya tiempo por esta última opción.

No obstante, en determinadas circunstancias puede tener sentido retomarlo, por lo que he rescatado este pequeño cuadro resumen que hice hace algún tiempo y  donde he recopilado factores a favor y en contra de las dos opciones.

sw a medida vs estándar

Seguro que me dejo cosas o se pueden introducir matizaciones. ¿Me ayudáis a completarlo con vuestros comentarios?

¡Gracias!

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Los softwares más buscados

 

Esta es la nube de etiquetas correspondiente a las búsquedas más frecuentes  en un conocido directorio Web de sistemas de información de gestión.

Los que nos dedicamos a esto, ya sea como cliente o como proveedor, podemos extraer buenas conclusiones de esta nube, ¿verdad?

Y es que a veces la información más valiosa la tienes delante de tus narices.

 

Zappos, almacén sin control físico

Puerta del almacén de Zappos

Puerta del almacén de Zappos

Llevo unos días dándole vueltas (en background y de forma un tanto caótica) al caso zappos que posteaba no hace mucho Juan Freire. Zappos, os recuerdo, es como el Amazon de los zapatos.

En el mencionado post se explicaba cómo se había renunciado al orden físico en el almacén para sustituirlo por un orden lógico, en un sistema informático. Un par de zapatos puede estar en cualquier sitio del almacén independientemente de sus propias características como artículo y de otras consideraciones (de temporada o fuera de ella por ejemplo).

La ineficiencia que podría derivarse de no agrupar los artículos iguales en la misma zona del almacén (si tengo que hacer un picking de 4 pues igual tengo que hacer 4 viajes por ejemplo) se veía compensada por ahorrarte el esfuerzo de establecer ese orden físico. Yo lo explico muy someramente, al que quiera saber más le recomiendo encarecidamente que se lea el excepcional post del Sr. Freire.

Como primera consideración me llama la atención de que el caso de Zappos ilustra muy bien el hecho de que la eficiencia del conjunto no se logra necesariamente optimizando cada uno de los componentes de ese conjunto por separado. Es muy frecuente que en las empresas se trabaje, justo al revés, poniendo objetivos departamentales, es decir fomentando la eficiencia del componente (departamento) y no la del conjunto (la empresa).

El resultado no hace falta comentarlo- reinos de taifas, conflictos entre departamentos (finanzas vs IT, comercial vs proyectos, son los típicos…)

Otra reflexión que me viene a la cabeza: la separación entre el orden físico y el lógico. Los sistemas de información que nos encontramos por las empresas se empeñan en replicar todo orden físico en un orden lógico (informático) – se parte del orden físico como una premisa. En el caso de Zappos han visto que lo importante es el orden virtual. ¿Os imagináis un escenario de futuro donde ese orden lógico se virtualice, tipo second life, y que el sistema informático presentara ordenado virtualmente el almacén? Al fin y al cabo a muchos humanos nos puede costar renunciar al orden físico, ¿no?

En este vídeo se puede ver el almacén robotizado en cuestión:

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