Vender consultoría o tecnología con GTD

David Allen, reconocido experto en productividad, es popularmente conocido por su metodología Get Things Done (o de forma abreviada GTD).  Allen, dentro de esa metodología, identifica una serie de pasos naturales en la planificación de cualquier acción:

1. Definir el propósito del proyecto (qué queremos conseguir).

2. Visualizar el resultado (cómo queremos que sea).

3. Alternativas (qué posibilidades para llegar al resultado deseado y qué implican).

4. Organización (Cómo conseguirlo, tareas y recursos).

5. Acciones siguientes (Cómo empezar).

Los pasos responden a lo que según Allen es la manera natural de pensar de la mente humana cuando planifica cualquier tarea (si quieres profundizar en el método de planificación natural de Allen te recomiendo empezar por la excelente explicación de José Miguel Bolivar en esta entrada de su blog).

Este enfoque de David Allen, además de ofrecer un marco interesante para estructurar la planificación de la ejecución de un proyecto, creo que puede ser útil además en otros ámbitos, como por ejemplo en la redacción de una propuesta comercial para vender nuestros servicios/productos:

 

1. Definir el propósito del proyecto

Me gusta empezar mis propuestas comerciales enunciando el objetivo de lo que se pretende y el porqué. Un enfoque clásico, pero que funciona, es empezar con un resumen de la situación actual (con énfasis en los puntos de dolor), seguir con por qué se quiere cambiar esta situación (al fin y al cabo si no se quiere cambiar algo no hay que hacer nada) y acabar explicando que el proyecto solucionaría/mitigaría los problemas identificados.

El propósito y objetivo del proyecto que queremos vender se formula por tanto relacionándolo con la situación de partida y la necesidad de cambio, para así justificarlo.

En la consultora multinacional donde trabajé hace unos años este punto se solía titular como Análisis y Oportunidad, una denominación algo rimbombante en mi opinión, pero que lo describe perfectamente.

2. Visualizar el resultado

Una vez que se ha establecido el objetivo y la necesidad del proyecto, hay que describir en detalle el momento de después, es decir el estado de la situación tras haber acometido el proyecto y destacando los beneficios para la organización. Estos beneficios pueden hacer referencia a problemas de la situación anterior que se han resuelto con el proyecto (si es un proyecto aspirina) o beneficios nuevos que el proyecto crea, habilita o permite alcanzar (proyectos vitamina).

Este punto es un elemento comercial básico y fundamental porque permite que el potencial cliente pueda hacer tangible e imaginarse la situación futura. También puede servir para empezar a acotar el alcance del proyecto.

3. Alternativas

David Allen plantea este paso en forma de lluvia de ideas para identificar las distintas posibilidades que tenemos para alcanzar el objetivo. Yo utilizo este paso para identificar las diversas alternativas disponibles para acometer el proyecto (enfoques, soluciones tecnológicas, etc.) y compararlas entre ellas en términos de costes económicos, duración, impacto en la organización, riesgos, …

Si apuestas por una alternativa concreta es el momento de venderla y demostrar que las otras alternativas son peores. Si no apuestas por ninguna alternativa puedes obtener información muy valiosa, según responda el cliente a tus argumentos, para afinar tu propuesta.

4. Organización

Hasta ahora no nos habíamos comprometido desde el punto de vista contractual y en este paso concretamos cómo proponemos ejecutar el proyecto, es decir identificamos recursos, costes, calendarios, tareas, etc.

No me extenderé más en este punto porque suele ser bien conocido, únicamente me gustaría comentar que frecuentemente me encuentro con que bastantes proveedores utilizan este punto para acotar el alcance del proyecto, lo que considero un error ya que el cliente normalmente en lo que se fijará es en si obtiene o no los resultados, independientemente de lo que el proveedor necesite para ello.

5. Acciones siguientes

Este punto es fundamental para cerrar la venta, Tenemos ya que proponer acciones al cliente y poder justificarlas. Estas acciones pueden ser tareas concretas (ayudar al cliente a vender internamente el proyecto por ejemplo) o tomar determinadas decisiones.

Un ejemplo típico es forzar la decisión de empezar el proyecto ligándola al calendario del mismo: si estamos en abril, el nuevo ERP tiene que arrancar en enero y te estoy proponiendo un calendario de 8 meses para hacerlo, hay que empezar ya (aunque, eso sí, has de tener claro como justificar el cambio de calendario si la decisión se retrasa).

Especial mención se merece el truco de trocear el proyecto y proponer como próxima acción un inicio, más o menos encubierto, del mismo proyecto. Para ello es muy útil haber faseado el proyecto de manera que se pueda empezar con, por ejemplo, una toma más fina de requerimientos. En este caso hay que dejar claro que no es gratis y que servirá para que las fases posteriores puedan ajustarse y/o reducir riesgos.

 

Por último, estos pasos no sólo deberían servir para estructurar el documento formal con nuestra propuesta, sino que creo que podrían también articular nuestra comunicación con el potencial cliente durante la parte final del proceso de venta.

 

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Avanzar… o no, quien sabe

Leyendo el libro de Eduardo MendozaEl enredo de la bolsa y la vida, me he encontrado esta perla de discurso que pronuncia el protagonista del libro tras reunirse con su equipo, por llamarle de alguna forma (el que haya leído el libro me entenderá) :

Este intercambio de ideas ha sido muy provechoso y os agradezco a todos vuestras respectivas aportaciones. Ni una sola ha caído en saco roto, os lo puedo asegurar. Es cierto, haciendo balance de la situación, que parece que no hayamos avanzado, y es muy probable que no hayamos avanzado. Incluso es posible que hayamos retrocedido, cosas ambas difíciles de determinar cuando no se conoce el punto de partida ni el objetivo último de nuestro caminar. Pero también puede darse lo contrario, es decir, que hayamos avanzado sin darnos cuenta. Bien es verdad que avanzar sin enterarse de que se avanza es lo mismo que no avanzar, al menos para el que avanza o pretende avanzar.

A mí esta situación me es muy familiar, ¿a alguien más?

PD. El libro, muy recomendable

Proyectizar la empresa

En un proyecto, hablando en términos generales, hay que obtener unos resultados/objetivos en un tiempo determinado y con un equipo y recursos dados, balanceando estos tres términos y gestionando los potenciales riesgos que te puedan romper ese equilibrio. Ya sé que esta definición puede parecer tosca y que no recoge los infinitos matices que se pueden tener en cuenta al hablar de proyectos, pero para el propósito de este artículo creo que basta.

Y es que creo que la situación y la gestión de las empresas sería mejor si se incorporara a esa gestión, a todos sus niveles, una visión de Proyecto – que la empresa se proyectizase, perdón por el palabro, considerando estos conceptos de tiempo/resultados/equipo/recursos/riesgos en nuestro quehacer diario.

No se trata de que nos gobierne un diagrama de Gantt o una matriz de riesgos, sino de que cada uno de nosotros actuemos, en nuestro día a día,  teniendo en cuenta el valor del tiempo, los objetivos y resultados a obtener, los medios con los que contamos y su coste, las consecuencias de no hacer bien nuestro trabajo, las alternativas a situaciones dadas o no dadas (o precisamente por eso), la anticipación a problemas, …

Y no hacen falta grandes acciones, pequeños gestos son suficientes, como no llegar tarde a las reuniones, entregar a tiempo aquello a lo que nos hemos comprometido (y avisar con tiempo de ello si no lo conseguimos), mejorar el uso del correo electrónico (no pongas en copia a todo el mundo si no es necesario, y menos aún no respondas a todos para contestar a uno sólo), preparar las reuniones y  limitar (time-boxing) el tiempo dedicado a ellas, …

Y si me tuviera que quedar con un único punto, me quedaría con el de valorar el tiempo (sobre todo el de los demás).

¿Y tú, propones otros pequeños gestos, te quedas con otro de los puntos?

 

Imagen: Dilbert

Bonus: Time Management en Dilbert

 

Gestión del tiempo

Puede parecer un tema offtopic al blog pero en el fondo todos los que nos dedicamos a la consultoría y a la puesta en marcha de tecnologías nos debería preocupar de alguna u otra forma la gestión de nuestro tiempo en los proyectos o al menos el de nuestros clientes.

Sobre metodologías y técnicas de productividad y gestión del tiempo hay mucho escrito aunque hay tres de ellas que son actualmente las más populares:  Get Things Done, AutoFocus y Pommodoro.

En la red hay mucho material y bueno (mis referencias son: ThinkWasabi, El Gachupas y Optimainfinita, si te interesa el tema ahí tienes lectura para rato), por lo que no me entretendré en explicarlas.

No hace falta, en mi opinión, aplicar esas técnicas a rajatabla para conseguir mejorar la gestión de tu tiempo, productividad y reducir tu estrés. Creo que basta con aplicar algunos de sus principios.

Yo en mi día a día, concretamente, intento tener presente siempre lo siguiente:

  • Captura ágil. Debe ser muy fácil anotar información relacionada con las tareas que tengas que hacer. Muchos utilizan un simple bloc de notas. Yo soy fan de Astrid un programa que utilizo en mi móvil Android combinado con la aplicación RTM para tenerlo todo sincronizado con mi portátil y disponible en la nube.
  • Separar captura de evaluación de tareas. Muy relacionado con el punto anterior. Es mejor que no te pares demasiado en evaluar (calibrar, estimar, priorizar, recoger información asociada, etc.) las tareas cuando surgen. Como mucho una rápida evaluación de si es crítico y/o lleva poco tiempo hacerlo (luego me extiendo en esto del poco tiempo). En otro momento, a ser posible planificado de forma periódica, ya podrás hacer esa evaluación/catalogación con una visión más amplia.
  • Time boxing y mono-tarea. El tiempo dedicado a realizar una tarea debe estar acotado y dedicado en exclusiva a ella, eliminando fuentes de interrupción (esto, ya lo sé, se dice más fácil de lo que se hace). Otra vez insisto en que hay que evitar el efecto de la ley de ParkinsonEl tiempo dedicado a una tarea tiende siempre al tiempo máximo disponible para hacerla.
  • Lo que puedas hacer rápido hazlo ya. Este es uno de mis favoritos y de los que probablemente me ha hecho reducir más mi estrés. En cuanto te enteres de que tienes que hacer algo, si lo puedes hacer en menos de un minuto, ¡hazlo! – el efecto de tener miles de pequeñas cosas pendientes de ser hechas es devastador para mi moral.
  • La prioridad es un concepto relativo. Simplemente porque  la mayoría de las veces depende de terceros y varía con el tiempo. ¿Cuántas veces algo ha dejado de ser prioritario porque ha entrado otra cosa megaprioritaria, y después otra supermegaprioritaria, … Creo que es muy sano para tu salud mental tener un punto de escepticismo ante lo urgente y lo importante.
  • La disposición y circunstancia  personal y/o del momento es importante. La energía, ganas, motivación para hacer determinada tarea debe considerarse a la hora de decidir hacerla. En el ejemplo más claro que se me ocurre, si estás cansado intenta hacer las tareas más rutinarias y que exigen menos atención. Otro ejemplo, si estás esperando una llamada que no puedes no responder, no hagas algo que exija concentración máxima o que cueste mucho arrancar (porque lo tendrás que hacer dos veces)
  • Listas, listas, listas, … gestionar tareas y recordatorios con listas. En mi caso, además de mi lista general de tareas, hago una diaria, con dos columnas  a la izquierda las de trabajo y a la derecha las personales, donde a mano (no sé porqué pero es importante hacerla a mano) planifico de forma sencilla los objetivos del día. Esta lista la hago mientras se enciende mi PC por la mañana – claro que uso Windows y me da más tiempo 🙂

Y tú, hipotético lector, ¿compartirías tus trucos con el resto?

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