Vender consultoría o tecnología con GTD

David Allen, reconocido experto en productividad, es popularmente conocido por su metodología Get Things Done (o de forma abreviada GTD).  Allen, dentro de esa metodología, identifica una serie de pasos naturales en la planificación de cualquier acción:

1. Definir el propósito del proyecto (qué queremos conseguir).

2. Visualizar el resultado (cómo queremos que sea).

3. Alternativas (qué posibilidades para llegar al resultado deseado y qué implican).

4. Organización (Cómo conseguirlo, tareas y recursos).

5. Acciones siguientes (Cómo empezar).

Los pasos responden a lo que según Allen es la manera natural de pensar de la mente humana cuando planifica cualquier tarea (si quieres profundizar en el método de planificación natural de Allen te recomiendo empezar por la excelente explicación de José Miguel Bolivar en esta entrada de su blog).

Este enfoque de David Allen, además de ofrecer un marco interesante para estructurar la planificación de la ejecución de un proyecto, creo que puede ser útil además en otros ámbitos, como por ejemplo en la redacción de una propuesta comercial para vender nuestros servicios/productos:

 

1. Definir el propósito del proyecto

Me gusta empezar mis propuestas comerciales enunciando el objetivo de lo que se pretende y el porqué. Un enfoque clásico, pero que funciona, es empezar con un resumen de la situación actual (con énfasis en los puntos de dolor), seguir con por qué se quiere cambiar esta situación (al fin y al cabo si no se quiere cambiar algo no hay que hacer nada) y acabar explicando que el proyecto solucionaría/mitigaría los problemas identificados.

El propósito y objetivo del proyecto que queremos vender se formula por tanto relacionándolo con la situación de partida y la necesidad de cambio, para así justificarlo.

En la consultora multinacional donde trabajé hace unos años este punto se solía titular como Análisis y Oportunidad, una denominación algo rimbombante en mi opinión, pero que lo describe perfectamente.

2. Visualizar el resultado

Una vez que se ha establecido el objetivo y la necesidad del proyecto, hay que describir en detalle el momento de después, es decir el estado de la situación tras haber acometido el proyecto y destacando los beneficios para la organización. Estos beneficios pueden hacer referencia a problemas de la situación anterior que se han resuelto con el proyecto (si es un proyecto aspirina) o beneficios nuevos que el proyecto crea, habilita o permite alcanzar (proyectos vitamina).

Este punto es un elemento comercial básico y fundamental porque permite que el potencial cliente pueda hacer tangible e imaginarse la situación futura. También puede servir para empezar a acotar el alcance del proyecto.

3. Alternativas

David Allen plantea este paso en forma de lluvia de ideas para identificar las distintas posibilidades que tenemos para alcanzar el objetivo. Yo utilizo este paso para identificar las diversas alternativas disponibles para acometer el proyecto (enfoques, soluciones tecnológicas, etc.) y compararlas entre ellas en términos de costes económicos, duración, impacto en la organización, riesgos, …

Si apuestas por una alternativa concreta es el momento de venderla y demostrar que las otras alternativas son peores. Si no apuestas por ninguna alternativa puedes obtener información muy valiosa, según responda el cliente a tus argumentos, para afinar tu propuesta.

4. Organización

Hasta ahora no nos habíamos comprometido desde el punto de vista contractual y en este paso concretamos cómo proponemos ejecutar el proyecto, es decir identificamos recursos, costes, calendarios, tareas, etc.

No me extenderé más en este punto porque suele ser bien conocido, únicamente me gustaría comentar que frecuentemente me encuentro con que bastantes proveedores utilizan este punto para acotar el alcance del proyecto, lo que considero un error ya que el cliente normalmente en lo que se fijará es en si obtiene o no los resultados, independientemente de lo que el proveedor necesite para ello.

5. Acciones siguientes

Este punto es fundamental para cerrar la venta, Tenemos ya que proponer acciones al cliente y poder justificarlas. Estas acciones pueden ser tareas concretas (ayudar al cliente a vender internamente el proyecto por ejemplo) o tomar determinadas decisiones.

Un ejemplo típico es forzar la decisión de empezar el proyecto ligándola al calendario del mismo: si estamos en abril, el nuevo ERP tiene que arrancar en enero y te estoy proponiendo un calendario de 8 meses para hacerlo, hay que empezar ya (aunque, eso sí, has de tener claro como justificar el cambio de calendario si la decisión se retrasa).

Especial mención se merece el truco de trocear el proyecto y proponer como próxima acción un inicio, más o menos encubierto, del mismo proyecto. Para ello es muy útil haber faseado el proyecto de manera que se pueda empezar con, por ejemplo, una toma más fina de requerimientos. En este caso hay que dejar claro que no es gratis y que servirá para que las fases posteriores puedan ajustarse y/o reducir riesgos.

 

Por último, estos pasos no sólo deberían servir para estructurar el documento formal con nuestra propuesta, sino que creo que podrían también articular nuestra comunicación con el potencial cliente durante la parte final del proceso de venta.

 

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