El Process Mining NO es utilizar BI para analizar procesos.

Process Mining NO es BI para procesos

Una pregunta recurrente cuando explicamos qué es Process Mining a nuestros clientes es: ¿Pero eso que me estás explicando no es un BI o un Data Mining para procesos?

Y hay que reconocer que, depende cómo lo expliques, se puede confundir. Pues para deshacer esa confusión vamos a intentar explicar algunas diferencias entre usar Process Mining y BI/Data Mining para analizar procesos:

  • El análisis de procesos con una herramienta BI parte de fotos estáticas, sin la historia del proceso. El análisis con Process Mining se realiza con la historia (traza) de cada instancia del proceso. Lo que hace más fácil determinar los casos problemáticos y el origen del problema (root analysis).
  • Data Mining busca y analiza patrones de datos, Process Mining patrones de procesos.
  • Process Mining es cómodo para analizar excepciones, Data Mining requiere identificar, y en su caso excluir, los outliers porque distorsionan su análisis.
  • Una herramienta BI requiere definir y preconfigurar un modelo de datos (dimensiones, ejes, segmentos, etc.). La herramienta de Process Mining trabaja con el log, con una estructura base mínima (id de instancia, id de evento y time stamp) sin prejuzgar el modelo de datos.
  • Y por último, una diferencia muy importante a la hora de decidirse a empezar un proyecto: el despliegue de una herramienta de Process Mining en general es más rápido porque requiere infraestructuras y capacidades técnicas más ligeras, además de un análisis preliminar de los datos menos exigente para empezar a obtener resultados.

¿Qué opináis? ¿Me dejo o estáis en desacuerdo con algo?

Si te interesa la práctica de Process Mining puedes encontrar más info en Process Mining Profesional.

Beneficios del Process Mining

La práctica del Process Mining tiene relevantes ventajas sobre los enfoques tradicionales de Entrevistas+modelado As Is en los proyectos de mejora y reingeniería de procesos:

  • Menor impacto en el día a día de la organización, requiere menos recursos personales, no hay que entrevistar a todas las personas que participan en el proceso analizado.
  • No se depende de que haya un gran conocimiento previo sobre el proceso porque se trabaja sobre la realidad del mismo.
  • La información obtenida, sin filtros ni interpretaciones de entrevistas,  hace que el punto de partida sobre el que se hace el análisis sea más fiable.
  • Es aplicable a procesos muy complejos, donde sea suficiente identificar puntos de mejora localizados, que no dependan de un conocimiento completo del modelo del proceso.
  • Coste contenido: El trabajo de campo es reducido, se pueden utilizar herramientas sin coste y el equipo de proyecto es de menor tamaño que con un enfoque tradicional de Entrevistas+modelado AsIs.
  • Puede acelerar iniciativas de RPA (Robotic Process Automation) ya que permite localizar rápidamente los puntos donde estas iniciativas son más beneficiosas (cuellos de botella, disconformidades, segregación de responsabilidades, etc.)
  • Por todo lo anterior es posible conseguir que los proyectos de mejora de procesos se acorten y se obtengan mejores resultados.

 

¿Te ha resultado interesante? ¿Crees que podrías aprovechar el Process Mining en la mejora de tus procesos? Nos gustaría oir tu opinión en los comentarios. Y si necesitas una orientación más detallada no dudes en contactarnos directamente, nos encantará intercambiar opiniones y experiencias contigo.

Aplicaciones del Process Mining

El Process Mining, utilizando herramientas tecnológicas que aplican algoritmos avanzados de descubrimiento de procesos y análisis masivo de datos, permite encontrar patrones de comportamiento y estadísticas de los procesos analizados.

De esta manera es posible identificar los puntos problemáticos de un proceso (cuellos de botella, redundancias, reglas de decisión, incompatibilidades, tareas no autorizadas, correlaciones, …) para poder diseñar las mejoras necesarias en el proceso.

Esquemáticamente:

 

 

Pero no en todos los entornos es aplicable esta práctica. Donde mejor encaja sería en:

  • Entornos con procesos intensivos: call centers, servicios financieros, seguros…
  • Entornos con procesos muy poco estructurados y complejos: hospitales por ejemplo
  • Entornos con problemática de control y compliance: procesos de compra descentralizada, servicios financieros, seguros, …
  • Entornos donde es crítico el control de eficiencias y cumplimiento de planificaciones: cadenas de producción por ejemplo

 

¿Te reconoces en alguna de estas problemática? ¿Te ha resultado interesante? ¿Crees que podrías aprovechar el Process Mining en la mejora de tus procesos? Nos gustaría oír tu opinión en los comentarios. Y si necesitas una orientación más detallada, no dudes en contactarnos directamente, nos encantará intercambiar opiniones y experiencias.

 

Process Mining. Seguimos

 

Ya empezamos a obtener resultados en nuestros proyectos de Process Mining. Los cuellos de botella, puntos calientes del proceso, recursos sobrecargados, … empiezan a aflorar de manera que podría parecer magia. Pero de magia nada, detrás ha habido un trabajo importante de aprendizaje de la metodología, evangelización a los decisores, obtención de la información, depuración de logs, interpretación de resultados, …

Y podemos confirmar lo que te explican en los cursos y artículos: lo difícil es obtener un log de calidad, y si lo consigues ya tienes medio proyecto hecho. En este caso nos las prometíamos felices porque el log salía de una herramienta BPM pero a la hora de la verdad hemos tenido que depurarlo mucho.

Para que os hagáis una idea, hemos tenido que trabajar con logs de 3Gb y más de un millón de filas, que inocentemente intentabas abrir con Excel y se te cuajaba el ordenador. Suerte que conocíamos PowerQuery de otros proyectos y eso nos ha salvado.

Como herramientas de Mining estamos utilizando ProM y Fluxicon DISCO (la animación que encabeza esta entrada está hecha con DISCO).

Nos queda bastante por hacer porque el proceso que estamos analizando es complejo (lo que se ve en la animación es un modelo simplificado), pero es gratificante ver que el esfuerzo de tantos meses está obteniendo sus frutos. Seguiremos contando.

Si quieres saber más sobre el tema, en Processmining.pro tienes una introducción.

Process Mining. Empezamos

Iniciamos con esta entrada una serie de posts sobre Process Mining. Una práctica que hemos empezado a desarrollar en Nodotic y en la que, en el momento de escribir estas líneas, ya estamos envueltos en dos proyectos, uno empezando y otro en fase piloto o prueba de concepto.

Pero empecemos por definir qué es Process Mining:

Process Mining es una práctica orientada a la mejora y optimización de procesos que combina metodologías y tecnologías de disciplinas como el BPM (Business Process Management) y el Data Mining.

La base de la práctica del Process Mining es la explotación de la información contenida en las trazas que los procesos dejan en los sistemas de información que son utilizados en dichos procesos.

El conjunto de esas trazas de un proceso se le conoce como el log de ese proceso. Por ejemplo, en el log de un proceso consistente en una secuencia de tareas estaría trazado, cada vez que se realiza una tarea, qué tarea sucede, quién la realiza y cuándo se produce dicha tarea, entre otros elementos de información.

El Process Mining aprovecha la información contenida en el log del proceso para descubrir, de forma experimental, las características reales del proceso, lo que está pasando en realidad.

En Nodotic creemos que nuestro consolidado offering de consultoría de mejora y reingeniería de procesos se va a ver enormemente enriquecido con esta práctica y en próximas entradas compartiremos nuestro punto de vista sobre los beneficios que nuestros clientes van a poder obtener mediante el Process Mining en la mejora de sus procesos. Permanezcan atentos 🙂

Mientras tanto nos puedes seguir en nuestro grupo de LinkedIn, en nuestra Web específica sobre el tema Process Mining PRO o en un vistazo puedes hacerte una idea con este gráfico:

 

¿Te ha resultado interesante? ¿Crees que podrías aprovechar el Process Mining en la mejora de tus procesos? Nos gustaría oir tu opinión en los comentarios. Y si necesitas una orientación más detallada no dudes en contactarnos directamente, nos encantará intercambiar opiniones y experiencias.

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