Selección de aplicaciones SaaS. Fin del servicio

Continuando con la serie de Puntos clave para la selección de aplicaciones de negocio en modo SaaS, llegamos al relacionado con las condiciones de Salida o Finalización del Servicio, donde es obvio que deberemos asegurarnos de la facilidad y rapidez de salida en el caso en que haya problemas, y así no quedarte atrapado por tu proveedor. Este punto está bastante estudiado (vendor lock-in le llaman en la literatura especializada) y es una de los puntos que más se citan como impedimentos y reticencias a los modelos SaaS.

A mi parecer, se ha de tener en cuenta:

Control y portabilidad de los datos:

Aunque la empresa cliente tendrá acceso restringido a las infraestructuras y depende en última instancia del proveedor para que le entregue sus propios datos, no se debería aceptar ninguna restricción por parte del proveedor a acceder a tus datos en cualquier momento. Por supuesto que debe haber reglas (seguridad de acceso, formatos, tiempos de preaviso, etc.) pero es un derecho inalienable del cliente el poder extraer su información cuando la necesite y las facilidades que éste tenga van a ser un indicador inestimable de la bondad del proveedor y de su aplicación.

El tema se puede complicar si además hay una externalización de procesos (BPO) donde los procesos son efectuados directamente por el propio proveedor ya que entonces será más difícil para el cliente conocer la estructura en detalle de los datos que se quiere llevar.

Concretamente, habrá que averiguar del proveedor qué plan de salida ofrece en caso de cese del servicio, con especial atención a:

• Formato de los datos para su portabilidad. Archivos planos, Exports de tablas de las bases de datos, … un tema bastante tecnológico que deberá conocerse bien para identificar las posibles limitaciones que pudiera haber.
• Punto de corte: es decir en qué momento se hace la foto de los datos para su portabilidad. Una posibilidad, para estar seguros de que el conjunto de datos es coherente, es pedir una copia de seguridad portable en cada cierre de periodo. En teoría, al menos a nivel de datos, serás libre de irte al final de cada periodo.

Control y portabilidad de la aplicación:

Si el proveedor quiebra o  desaparece, o simplemente decido irme, ¿podré llevarme la aplicación y los datos a otro sitio? ¿Lo puedo fijar por contrato? Estas preguntas son de difícil respuesta en según que casos, sobre todo si el software es propietario (o la tecnología en la que fue desarrollado) y desde luego no es algo habitualmente previsto en los contratos que se ven por ahí (no me lo imagino con gigantes como Salesforce.com o NetSuite por ejemplo).  A este respecto pues y en principio, será interesante poder optar por aplicaciones Open Source o propietarias con derecho a descarga con fuentes.

Adicionalmente tendremos que considerar no sólo la disponibilidad/portabilidad de la aplicación. Tener la aplicación no basta, hay que tener los recursos y el conocimiento (nosotros o terceros) para que funcione.

Condiciones y operativa de salida

Es decir fechas de preaviso, posibles penalizaciones y calendarios mínimos (que habrá que acabar de negociar durante la negociación del contrato), coste de servicios adicionales en caso de ser necesarios, etc. No me extenderé sobre algo que está bastante explicado. Más sobre esto aquí.

Y para rizar el rizo, ¿Por qué no intentar la Portabilidad de Procesos?

En la práctica consiste en poder llevarte contigo la definición de los procesos de negocio soportados por la aplicación, que sólo será posible si ésta, de alguna manera, está basada o respaldada por algún tipo de herramienta BPM, que implemente definiciones de los procesos en formatos  estandarizados tipo BPEL, BPMN, XPDL, etc.

De esta manera, al menos en teoría, se podrían importar la definición de los procesos a otras aplicaciones de la misma manera que se importarán los datos. Soy consciente de que esta posibilidad es, a día de hoy, remota por el estado de madurez de las herramientas BPM pero no la descartaría a medio plazo.

El resto de la serie y otras entradas relacionadas: Selección de aplicaciones de negocio SaaS. Puntos clave