Archivo de categoría: Sistemas de Gestión

Nada automático

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tiempos modernos

 

No quiero nada automático, que el sistema proporcione toda la información disponible. El usuario ya decidirá qué hace y que el sistema lo registre para su trazabilidad, en todo caso. No quiero otra cosa, ya somos todos mayorcitos

 

Esta afirmación de un cliente, enunciada en una reunión de toma de requerimientos para un nuevo sistema de información de gestión empresarial, me ha hecho despertar una reflexión que tenía larvada desde hace tiempo:

¿Qué es preferible, que el sistema de información guíe al usuario de forma automática o que el propio usuario decida que hace con toda la información?

¿Workflow automático que dirige al usuario por el proceso de negocio o un usuario que decide en todo momento por donde fluye el proceso?

 

Piénsatelo bien antes de responder porque la pregunta/respuesta tiene una profunda carga conceptual, por no decir ideológica:

  • Sistema vs Persona
  • Empoderamiento de los individuos
  • Confianza
  • Formación
  • Cortoplacismo
  • Visión de(l) equipo

Y con todas las matizaciones que se te ocurran:

  • Procesos con intervención humana
  • Habrá procesos donde sea más viable o tenga más sentido que en otros
  • Capacitación de la persona
  • Situación de la organización

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El problema del doce que parpadea

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Doce que parpadea

En su libro In the Beginning was the Command Line, Neal Stephenson (más conocido por su novela Criptonomicón) describe lo que él denomina the blinking twelve problem o en castellano según mi libre traducción, el problema del doce que parpadea.

Este problema, utilizado en entornos de desarrollo de software, se refiere a la situación que se produce cuando una funcionalidad de un software no se utiliza, o deja de utilizarse, por la complejidad de su interfaz gráfica. El término, muy bien traído en mi opinión, se acuñó en alusión al reloj digital de esos reproductores de video (o cualquier aparato electrónico con reloj digital) que nadie pone en hora por lo complicado que resulta hacerlo y que, en consecuencia, está siempre parpadeando.

En los proyectos de software de gestión empresarial, por centrarnos en uno de los temas de este blog, esta situación se produce también: Pantallas que no se entienden, transacciones con demasiados pasos, iconos que engañan o hacen lo contrario de lo que esperas cuando los pinchas,  consultas/reports/gráficos con tanto dato que hace que la información útil quede escondida… y todo esto provoca, aparte del despilfarro de recursos, que el usuario se busque vías alternativas para trabajar con el sistema, o peor, fuera del sistema, por ejemplo con el excel silvestre que todo usuario tiene).

La solución pasa por diseñar buscando la simplicidad, eliminar todo lo superfluo, cuestionar cualquier cosa que no aporte algo de valor (otro tema es saber qué es valor en cada momento), buscar vías alternativas a lo que parece inevitablemente complejo, … en definitiva adoptar enfoques lean y ágiles.

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[off-topic] si te gusta la ciencia ficción con toques techie-frikis no puedes dejar de leer Criptonomicón.

[Cita original de Neal Stephenson]

But because the VCR was invented when it was–during a sort of awkward transitional period between the era of mechanical interfaces and GUIs–it just had a bunch of pushbuttons on the front, and in order to set the time you had to push the buttons in just the right way. This must have seemed reasonable enough to the engineers responsible for it, but to many users it was simply impossible. Thus the famous blinking 12:00 that appears on so many VCRs. Computer people call this «the blinking twelve problem». When they talk about it, though, they usually aren’t talking about VCRs

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Ecosistema ERP

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Ecosistema ERP

A los que estamos de alguna u otra manera envueltos en el mundo de los sistemas de información de gestión empresarial nos es conveniente conocer el ecosistema en el que hay que moverse.

En esta entrada empezaremos explorando el primer nivel de ese ecosistema, el que está formado por el Cliente, el Fabricante del Software y el Implantador. Y si el tema interesa podremos seguir en entradas posteriores por segundos niveles, por ejemplo los distintos agentes y/o elementos que están dentro de los clientes.

Es en esta primera capa o nivel donde se juega la partida principal, donde cada jugador,  según sus intereses particulares, va a mover sus fichas:

El cliente

  • Reducir inversión/gasto
  • Cubrir requerimientos ¡y no sólo funcionales!
  • Evitar impacto organizativo
  • ROI, ROI, ROI, … ∞

 El fabricante del software

  • Vender licencias y mantenimientos
  • Minimizar descuentos
  • Vender certificaciones y formación
  • Mejorar el producto
  • Licencias, licencias, … ∞

El implantador

  • Vender horas y … ¡no hacer más de las vendidas!
  • Recurrencias … quedarse en el cliente
  • Reaprovechar desarrollos
  • Margen, margen, margen, … ∞

 

Estos intereses son los que van a provocar que se desarrollen estas dinámicas:

 

El cliente

 El cliente

 

 

 El fabricante del software

 El fabricante

 

El implantador

El implantador

 

Conocer y entender estas dinámicas es el paso previo a ser capaz de gestionarlas, estés en rol que estés o en medio de todos como es mi caso. Conocer los objetivos que mueven a tus compañeros de partida te permitirá hacer mejores movimientos y en cualquier caso creo que siempre es bueno para todos conocer las reglas que rigen el juego.

Para acabar una observación. Este análisis tiene un enfoque racional y cartesiano, pero como en todo ecosistema donde participan personas, siempre hay que considerar los efectos de las relaciones humanas, las emociones y las dinámicas entre individuos, que al final pueden acabar siendo las más influyentes.

 

 

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Requerimientos y detalle

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Cartografía impresa en la colección de la Biblioteca de Mafra

 

En aquel Imperio, el Arte de la Cartografía logró tal Perfección que el Mapa de una sola Provincia ocupaba toda una Ciudad, y el Mapa del Imperio, toda una Provincia. Con el tiempo, estos Mapas Desmesurados no satisficieron y los Colegios de cartógrafos levantaron un Mapa del Imperio, que tenía el Tamaño del Imperio y coincidía puntualmente con él. Menos Adictas al Estudio de la Cartografía, las generaciones siguientes entendieron que ese dilatado Mapa era Inútil y no sin Impiedad lo entregaron a las Inclemencias del Sol y de los Inviernos. En los Desiertos del Oeste perduran despedazadas Ruinas del Mapa, habitadas por Animales y por mendigos; en todo el País no hay otra reliquia de las Disciplinas Geográficas.

Este texto está en el relato corto de Borges del rigor de la ciencia.  En la narración se describe como el tamaño del mapa en papel acababa coincidiendo con el tamaño del terreno físico.

Se lo dedico a todos aquellos que en los proyectos de implantación de sistemas de gestión  se obsesionan por detallar tanto los requerimientos que redactando documentos acaban incurriendo igual o más horas que en la propia implantación del sistema… total para que luego el cliente te lo cambie todo.

 

 

Historia de SAP en imágenes

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SAP R2

 

He creado un board en el Pinterest de Nodotic donde he recopilado imágenes de pantallas de SAP.  Es curioso y divertido ver la evolución de la interfaz gráfica desde el terminal de caracteres de la versión R2 (que encabeza este post), hasta como se ve en un iPad.

Que os lo paséis bien.

 

Seguir este board en Pinterest.

Y si os interesa profundizar en el tema, os recomiendo pasaros por la página de SAP Design Guild donde encontraréis buenas historias sobre el diseño de la interfaz de SAP.

Selva de Sistemas

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Complejidad de Michael.Heiss. 2871996129_a43a73d365_o

 

Es frecuente encontrarnos en las empresas, aparte de las aplicaciones  oficiales, aprobadas y bendecidas por la dirección, una miríada de otras aplicaciones, en el mejor de los casos alegales, y que conviven con las oficiales en situación de semiclandestinidad (o directamente sin el casi).

Generalmente estas aplicaciones son perseguidas implacablemente por los departamentos de informática de las compañías, que ven en ellas la fuente de múltiples amenazas contra la seguridad, inestabilidades y problemas (para ellos sobre todo).

Estas aplicaciones, que salen de actuaciones que los departamentos hacen por su cuenta y riesgo, a veces no llegan ni a eso y pueden llegar a ser simples (que en realidad luego no son tan simples) hojas Excel (Excels silvestres que les llamaba un colega).

Y ahora, con la disponibilidad en la nube de aplicaciones de todo tipo y pelaje, los malvados usuarios de los departamentos sólo necesitan un navegador para saltarse la ley (un 61% según este artículo en cio.com).

Es verdad que estas aplicaciones pueden llegar a ser el origen de esos temidos problemas pero también hay que reconocer que frecuentemente son las que permiten a los usuarios sacar su trabajo en el día a día saltándose las rigideces de los sistemas oficiales. E incluso, en mi opinión, deberían ser vistas por los departamentos de informática como fuente de innovación o de manera de realizar pruebas de concepto muy completas para luego implementar esas funcionalidades en las aplicaciones oficiales.

O si nos atrevemos a romper la premisa inicial, esa de que sólo existe una lista oficial de aplicaciones, y le damos la vuelta, esto es, que más que prefijar la herramienta, lo que se tiene que asegurar es una  arquitectura y metodología  ya pensada para disponer de un entorno abierto básico donde se defina(n):

  • Las reglas de juego para la convivencia de las diferentes herramientas. Una aplicación que un departamento quisiera federar a las aplicaciones existentes debería cumplir esas reglas.
  • La gestión de esa arquitectura sobre un modelo sólido, tanto desde el punto de vista técnico como metodológico (repositorio de datos único, catálogo de objetos de negocio, estándares de integración, etc.)
  • La gobernanza del modelo, ocoordinación por parte del departamento de informática de proyectos liderados por los departamentos.

Es irse al otro extremo, cierto, pero ¿no sería este enfoque más adecuado a la evolución de la empresa, flexibilidad, adecuación a las necesidades de los usuarios, etc.?

Ahí me quedo con esa reflexión…

 

Foto: Complejidad de Michael Heiss

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Antes de implantar un ERP…

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Eres el CEO (o el CIO, el CFO, da igual) de una compañía que ha crecido mucho, y notas que hay cosas que ya no funcionan como antes: pedidos que pierdes o se sirven mal, cargas administrativas que retardan decisiones y acciones, clientes que se quejan, equipo desbordado de trabajo, horas extras, … !los procesos de tu empresa no escalan!

Después de analizar sesudamente la situación, leer blogs como este, hablar con colegas… llegas a una brillante conclusion: ¡necesito in ERP!

Te convences de que un sistema de gestión adecuado mecanizará tus procesos manuales, conducirá las tareas de tus equipos, te dará información a tiempo, guiará tus decisiones, te traerá un café cada día cuando llegues a la oficina,… bueno eso no.

Investigas sobre tendencias, te pones a buscar, incluso ya empiezas a pensar en el ERP como un servicio, ves que lo puedes implantar de forma ágil, inicias el proceso de selección…

Pero mejor que no vayas tan rápido. Antes de embarcarte en un proyecto de implantación de un ERP deberías reflexionar sobre los siguientes puntos, al menos:

  • ¿Cómo son tus cadenas de decisión? Es posible que con el nuevo sistema alguna no tenga sentido y reproducirlas en el nuevo sistema no sea práctico o te sobren niveles. ¿Estás preparado para reorganizarlas? ¿Para eliminarlas incluso?
  • ¿Cómo te relacionas con clientes y proveedores?  ¿Qué información intercambias, con qué periodicidad, en qué formato? ¿Esos intercambios de información serán necesarios? ¿Serán suficientes?
  • ¿Qué «papel» estás produciendo/utilizando/recibiendo? Suele dar buenas pistas de por donde empezar a mejorar.
  • ¿Gestionas transacciones por «lotes» o «una a una»? ¿Secuenciales o en paralelo? ¿Trabajas con transacciones estándares, con poca variabilidad? ¿Bajo pedido?  ¿Sobre inventario – podrías cambiar eso si fueses más rápido fabricando? ¿o no valdría la pena?… en definitiva ¿realmente conoces cómo funcionan los procesos y transacciones de tu organización?
  • ¿Cómo es tu equipo? ¿Está listo para un cambio ahora? ¿Es el equipo que necesitas?
  • ¿Qué procesos son críticos? ¿Cuáles se pueden quedar parados una hora como máximo? ¿Cuántos un día? ¿Y una semana?
  • ¿Qué información confidencial/sensible se gestiona?  ¿Podrás «meterla» en un ordenador?
  • ¿A quién de tu organización le va a impactar más el cambio? ¿Podrá asumirlo? ¿Podrá sacar su día a día y además involucrarse en la implantación del nuevo sistema? Si no es así piénsatelo otra vez.
  • ¿Conoces los tiempos de tu negocio? ¿Qué tiempo transcurre entre que inicias una acción comercial y recibes el primer pedido?
  • ¿Cuánto tiempo tienes para que el ERP esté operativo? ¿Sabías que sobre la mitad de implantaciones de ERPs acaban más tarde de lo planificado y gastando  más de lo presupuestado si se plantean «a lo grande»? ¿Podrías implantarlo de manera gradual, empezando con lo básico o lo necesitas todo el primer día?
  • ¿Con un ERP tendrás suficiente? ¿O incluso, es el ERP lo más importante o quizá necesites otro tipo de sistema antes, un CRM por ejemplo?

 

Son sólo unas preguntas y no están todas, pero si te las haces a tiempo te pueden ayudar a que tu proyecto de implantación pueda empezar ya con buen pie.

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Mineforce o Forcecraft

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mineforce- pixelado

Minecraft es un juego electrónico peculiar, donde, en un entorno virtual se puede construir, destruir, cultivar, pastorear, explorar mundos ocultos, … y es peculiar por sus gráficos (pixelados) y porque se puede hackear-personalizar (mod) para añadirle escenarios, mundos, personajes, hacerlo competitivo… tanto si te interesan los juegos como si no, vale la pena de que le eches un vistazo si no lo conoces. Pero es muy adictivo, quedas avisado.

Pues un desarrollador de Salesforce, un crack – todo hay que decirlo, se le ocurrió crear un mod del juego para interactuar con la aplicación. Los edificios del juego son cuentas, las habitaciones oportunidades, y se puede visualizar e interactuar con los datos del CRM.
Lo mejor, no obstante, es verlo:

 

No deja de ser una frikada,es verdad. Una curiosidad, creo que digna de ser compartida y que, como poco, me sugiere que aún hay mucho camino por andar en lo que a interfaces de usuario se refiere.

Fuente: el blog del desarrollador en cuestión.

 

Entradas relacionadas:

 

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ERPs para empresas de servicios y proyectos

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Comparto esta presentación sobre ERPs o sistemas de información de gestión para empresas de servicios en general que he construido recopilando presentaciones, propuestas, apuntes, etc

No dudéis en hacerme llegar vuestros comentarios.
 

 

 

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Integración entre plataformas SaaS

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Es un escenario futuro previsible que a medio plazo sólo subsistan media docena de fabricantes SaaS de software empresarial (ERP,CRM, …).

Esta concentración de soluciones, aparte de convulsionar y redefinir de manera radical todo el ecosistema y el negocio de servicios de implantación de estas aplicaciones, abre nuevas oportunidades, algunas de las cuales ya las hemos comentado (aquí y aquí). Entre estas oportunidades está la de los servicios de integración entre las diversas plataformas que subsistan.

Sin embargo, actualmente, ya existen multitud de plataformas de integración verticales (Rosettanet, moda-ml, OTA, … ) y  protocolos de intercambio de mensajes (el más conocido de los cuales es el EDI) para integración de procesos entre empresas.

Estas aplicaciones y tecnologías no son fáciles de implantar y muchas de las dificultades provienen de la heterogeneidad de sistemas a integrar (por la gran disparidad de procesos y formatos de información)  y complicaciones técnicas asociadas a la conectividad y la seguridad.

En ese escenario de concentración de fabricantes descrito anteriormente, esas dificultades se reducen sensiblemente por dos razones, al menos:

  • Hay menos sistemas y por tanto formatos/procesos estándares a integrar.
  • Son sistemas más homogéneos cada uno de ellos, ya que el modo SaaS forzará a la estandarización de procesos y formatos de la información entre las empresas de cada producto.

Es de esperar pues que a medida que el modelo SaaS vaya consolidándose aparezcan nuevas oportunidades de negocio alrededor de los servicios de integración entre plataformas y que se pueda mitigar, en una parte al menos, la caída de actividad alrededor de los servicios tradicionales de implantación. ¿Opináis lo mismo?

 

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